الفوترة الإلكترونية – المرحلة الثانية: دليل عملي للمنشآت السعودية

تتولى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك إدارة برنامج الفوترة الإلكترونية في المملكة، المعروف باسم فاتورة، والذي طُبّق على مرحلتين. أنهت المرحلة الأولى عهد الفواتير الورقية والمكتوبة بخط اليد، أما المرحلة الثانية فتذهب أبعد من ذلك: أصبح على نظام الفوترة لديك أن يتصل بالهيئة مباشرة. يشرح هذا الدليل ما يعنيه ذلك بلغة واضحة، وما الذي عليك فعله.

هذا المقال إرشادات عامة وليس استشارة ضريبية. تحقق دائماً من أحدث الأنظمة على موقع zatca.gov.sa ومع مستشارك الضريبي.

ما هي المرحلة الثانية للفوترة الإلكترونية؟

بدأت المرحلة الأولى (مرحلة الإصدار) في 4 ديسمبر 2021. ومنذ ذلك الحين، يجب على المنشآت المسجلة في ضريبة القيمة المضافة إصدار فواتيرها من نظام إلكتروني متوافق، ويجب أن تحمل الفواتير الضريبية المبسطة (للمستهلكين) رمز QR.

بدأت المرحلة الثانية (مرحلة الربط والتكامل) في 1 يناير 2023. وفيها تُصدر الفواتير بصيغة XML منظمة، ويختمها نظامك بختم تشفيري، وتُشارك مع الهيئة عبر منصة فاتورة. ويجري تطبيقها على شكل موجات.

	المرحلة الأولى	المرحلة الثانية
الاسم	الإصدار	الربط والتكامل
البداية	4 ديسمبر 2021	1 يناير 2023، على شكل موجات
الصيغة	فاتورة إلكترونية من نظام متوافق	XML (UBL 2.1)، أو PDF/A-3 مع ملف XML مضمّن
الحماية	نظام مقاوم للتلاعب، ورمز QR على الفواتير المبسطة	ختم تشفيري، وسلسلة قيم تجزئة للفواتير، ومعرّف UUID، ورمز QR مطوّر
الربط مع الهيئة	لا يوجد	عبر منصة فاتورة

من يجب عليه الالتزام، ومتى؟

تنطبق المرحلة الثانية على المنشآت المسجلة في ضريبة القيمة المضافة في المملكة. تختار الهيئة المكلفين على مجموعات (موجات)، بناءً أساساً على إيراداتهم الخاضعة للضريبة في السنوات السابقة، بدءاً بأكبر المنشآت ثم الأصغر فالأصغر. وتُبلغ الهيئة كل منشأة قبل ستة أشهر على الأقل من موعد الربط الخاص بها.

إذا وصلك إشعار، فتحقق من الموعد في بوابتك لدى الهيئة وخطط لتكون جاهزاً قبله ببضعة أسابيع. وإن لم يصلك بعد، فمن المفيد أن تختار الآن برنامجاً جاهزاً للمرحلة الثانية، حتى لا تُضطر إلى تغيير نظامك على عجل لاحقاً.

الاعتماد مقابل الإبلاغ: الفرق الجوهري

تتعامل المرحلة الثانية مع نوعي الفواتير بطريقتين مختلفتين:

• الفواتير الضريبية القياسية (بين المنشآت B2B) يجب اعتمادها. يرسل نظامك الفاتورة إلى الهيئة، فتتحقق منها وتختمها، وبعد ذلك فقط تشاركها مع عميلك.
• الفواتير الضريبية المبسطة (للمستهلكين B2C)، مثل إيصالات المطاعم والسوبرماركت، يتم الإبلاغ عنها. تسلّم الإيصال لعميلك فوراً، ويبلّغ نظامك الهيئة عنه خلال 24 ساعة.

تتبع إشعارات الدائن والمدين القاعدة نفسها التي تنطبق على الفاتورة المرتبطة بها.

خمسة أمور يجب أن يقوم بها نظام نقاط البيع أو تخطيط الموارد لديك

1. التسجيل والربط. يُسجَّل كل جهاز فوترة أو وحدة حل لدى الهيئة باستخدام رمز تحقق لمرة واحدة من بوابتك في منصة فاتورة، ويحصل على معرّف ختم تشفيري (CSID).
2. إنشاء ملف XML متوافق يتضمن جميع الحقول الإلزامية ومعرّف UUID فريداً وعدّاداً للفواتير.
3. ربط كل فاتورة بسابقتها وختمها بقيمة تجزئة الفاتورة السابقة وختم تشفيري، بحيث لا يمكن تعديل الفواتير أو حذفها.
4. طباعة رمز QR الصحيح متضمناً اسم البائع والرقم الضريبي والتاريخ والوقت والإجماليات وحقول الحماية التي أضافتها المرحلة الثانية.
5. الاعتماد أو الإبلاغ تلقائياً، وإعادة المحاولة عند انقطاع الإنترنت، والاحتفاظ بأرشيف للفواتير وردود الهيئة.

كيف تستعد في ست خطوات

1. تأكد من موجتك

   راجع إشعار الهيئة وموعد الربط الخاص بك.

2. راجع أنظمتك

   حدد كل مكان تُصدر منه الفواتير: نقاط البيع، والفروع، والتوصيل، ومبيعات الشركات، والفواتير اليدوية.

3. اختر برنامجك أو حدّثه

   تأكد أنه جاهز للمرحلة الثانية ويدعم الفواتير باللغة العربية.

4. نظّف بياناتك الأساسية

   يجب أن يكون اسم المنشأة والرقم الضريبي والعنوان والأرقام الضريبية للعملاء صحيحة.

5. سجّل أجهزتك واختبرها

   سجّل كل جهاز واختبر الاعتماد والإبلاغ قبل موعدك.

6. درّب موظفيك

   اشرح للكاشير والمحاسبين طريقة التعامل مع إشعارات الدائن والأخطاء.

أخطاء شائعة يجب تجنبها

• الانتظار حتى الشهر الأخير، حين يكون فنيو التركيب وفرق الدعم في أشد انشغالهم.
• نسيان الفروع أو نقاط التوصيل أو فواتير الشركات التي تُصدر خارج نظام نقاط البيع.
• أرقام ضريبية خاطئة أو مفقودة للمشترين في الفواتير الضريبية القياسية.
• إلغاء الفواتير بدلاً من إصدار إشعارات دائن.
• عدم متابعة الفواتير المرفوضة أو التي لم يُبلّغ عنها.