برنامج متابعة انتهاء الوثائق في السعودية – لا تفوّت أي تجديد
سجل واحد لكل إقامة وجواز ورخصة بلدية وشهادة سلامة واستمارة ووثيقة تأمين وعقد. ينبّه أكسو ون الشخص المسؤول بالبريد والتطبيق والرسائل النصية قبل الانتهاء بوقت كافٍ، في كل فروعك ومنشآتك.
كل تاريخ انتهاء يعتمد عليه عملك في سجل واحد
تحمل أي منشأة سعودية عشرات الوثائق ذات تاريخ الانتهاء: إقامات وجوازات الموظفين المقيمين، ورخصة البلدية لكل محل، وشهادة السلامة من الدفاع المدني، واستمارات المركبات، والتأمين الطبي وتأمين المركبات، وعقود الإيجار والموردين، والاعتمادات المهنية. وعندما تنتهي إحداها قد تتوقف الخدمات الحكومية أو تُفرض غرامة أو يُغلق فرع أو تتعطل مركبة، وغالباً لا تكتشف المنشأة المشكلة إلا بعد وقوعها.
برنامج أكسو ون لمتابعة انتهاء الوثائق أداة مركّزة لمهمة واحدة: معرفة ما الذي سينتهي، ومتى، ومن المسؤول عنه. لكل وثيقة مسؤول ونسخة ممسوحة وتاريخ انتهاء بالهجري والميلادي وخطة تذكير. وإذا لم يُتخذ إجراء يُصعَّد التنبيه إلى المدير، وتحل الوثيقة المجددة محل القديمة مع حفظ السجل. يعمل البرنامج منفرداً أو مع برنامج إدارة الموظفين ونظام الموارد البشرية.
لمن صُمّم البرنامج
- الموارد البشرية والعلاقات الحكومية
- المعقبون ومنسقو الخدمات الحكومية
- سلاسل المتاجر والمطاعم
- شركات المقاولات وتأجير العمالة
- شركات النقل وأساطيل المركبات
- العيادات والممارسون المرخصون
- مدراء الأملاك والمرافق
- المجموعات متعددة السجلات التجارية
- الإدارات الإدارية والقانونية
المزايا باختصار
- تنبيه انتهاء الإقامة
- متابعة انتهاء الجوازات
- صلاحية تأشيرة الخروج والعودة
- موعد تأكيد السجل التجاري
- تجديد رخص بلدي
- متابعة شهادة سلامة
- الاستمارة والفحص الدوري
- انتهاء رخص القيادة
- تجديد وثائق التأمين
- انتهاء العقود والإيجارات
- الرخص المهنية
- تاريخ هجري وميلادي
- تنبيه بالبريد والجوال والتطبيق
- تصعيد للمدير
- نسخة ممسوحة لكل وثيقة
- تكاليف التجديد
- تصفية حسب الفرع والمنشأة
- استيراد من إكسل ومقيم
مزايا متقدمة
تذكير على مراحل
حدّد التنبيهات قبل 90 و60 و30 و7 أيام أو أي جدول تريده، مع مستلمين مختلفين لكل مرحلة.
تصعيد تلقائي
إذا لم يبدأ التجديد في الموعد ينتقل التنبيه إلى رئيس القسم أو المدير العام تلقائياً.
استيراد جماعي
حمّل بيانات إقامات وجوازات الموظفين من تقارير مقيم أو إكسل وحدّث مئات السجلات في دقائق.
مسار التجديد
تابع كل تجديد من الطلب إلى السداد إلى استلام الوثيقة الجديدة، مع الملاحظات والتكلفة والموظف المسؤول.
وثائق الأسطول
احفظ الاستمارة والفحص الدوري وتأمين المركبة ورخصة السائق لكل مركبة وسائق في مكان واحد.
عرض متعدد المنشآت
اطّلع على وثائق عدة سجلات تجارية وفروع ومستودعات في لوحة واحدة مع التصفية حسب المدينة أو الشركة.
مبني حول الوثائق السعودية ودورات تجديدها
يأتي أكسو ون بأنواع وثائق جاهزة للسوق السعودي: الإقامة والجواز للمقيمين، وتأشيرات الخروج والعودة، والهوية الوطنية، ورخص القيادة، واستمارة المركبة والفحص الدوري، والرخص البلدية عبر منصة بلدي، وشهادة السلامة من الدفاع المدني عبر منصة سلامة، وعضوية الغرفة التجارية، والتأمين الطبي وتأمين المركبات، وعقود إيجار والعقود التجارية. ومنذ نفاذ نظام السجل التجاري الجديد عام 2025 حلّ التأكيد السنوي لبيانات السجل محل التجديد، ويمكن للبرنامج تذكيرك بموعده أيضاً.
تُنجز التجديدات نفسها عبر المنصات الحكومية مثل أبشر ومقيم وقوى وبلدي وسلامة، ولا يحل أكسو ون محلها؛ بل يضمن أن يبدأ الشخص المناسب كل تجديد في وقته، ويحفظ إثبات الوثيقة الجديدة، ويمنح الإدارة رؤية واضحة لما يستحق هذا الشهر في الرياض وجدة والدمام وكل الفروع.
الأيام الـ90 القادمة أمامك
تقويم التجديدات يعرض كل وثيقة قريبة الانتهاء مجمّعة حسب الفرع والمسؤول، فلا يُترك شيء للأسبوع الأخير.
كيف يعمل
أدخل وثائقك
استورد وثائق الموظفين والمركبات والمنشأة من إكسل أو تقارير مقيم، أو امسحها ضوئياً.
حدّد المسؤولين
عيّن لكل نوع وثيقة مسؤولاً وبديلاً في كل فرع.
اضبط قواعد التذكير
اختر عدد الأيام قبل الانتهاء لكل تنبيه ومن يستلم التصعيد.
جدّد وسجّل
ارفع الوثيقة المجددة ليُحفظ تاريخ الانتهاء الجديد والسجل الكامل تلقائياً.
برنامج إدارة الموظفين
برنامج إدارة الامتثال
تتبع الأصولالأسئلة الشائعة
لم تجد إجابتك؟ اتصل على +966 599 340 593 أو اطّلع على جميع الأسئلة الشائعة.
كيف تتابع المنشأة انتهاء إقامات جميع الموظفين؟
استورد أرقام الإقامات وتواريخ انتهائها من تقرير منصة مقيم أو من إكسل إلى أكسو ون، فيعرضها النظام مرتبة حسب الأيام المتبقية، ويرسل التنبيهات للموارد البشرية ولمدير الموظف، ويصعّد الأمر إذا لم يبدأ التجديد.
ما الوثائق التي يمكن متابعتها غير الإقامات والجوازات؟
أي وثيقة لها تاريخ انتهاء: رخص بلدي، وشهادة سلامة، وتأكيد السجل التجاري، والاستمارة والفحص الدوري، ورخص القيادة، والتأمين الطبي وتأمين المركبات، وعقود الإيجار والموردين، والرخص المهنية وشهادات المعدات، مع إمكانية إضافة أنواع خاصة بك.
هل ما زال السجل التجاري ينتهي في السعودية؟
بموجب نظام السجل التجاري الذي دخل حيز النفاذ عام 2025 استُبدل التجديد بالتأكيد السنوي الإلكتروني لبيانات السجل، وقد يؤدي إغفاله إلى تعليق السجل؛ لذلك يتيح أكسو ون متابعة موعد التأكيد كأي موعد آخر.
هل يجدد أكسو ون الوثائق مع الجهات الحكومية تلقائياً؟
لا، يتم التجديد من قِبل فريقك عبر المنصات الرسمية مثل أبشر ومقيم وقوى وبلدي وسلامة. أما أكسو ون فيتابع التواريخ وينبّه المسؤولين ويدير مهمة التجديد ويحفظ الوثيقة الجديدة.
هل تصل التنبيهات برسائل نصية وعلى الجوال؟
نعم، تُرسل التنبيهات بالبريد الإلكتروني والرسائل النصية وإشعارات تطبيق أكسو ون بالعربية أو الإنجليزية، مع إمكانية تحديد مستلمين مختلفين لكل مرحلة تذكير.